Kusuma Astuti: November 2015

STRUKTUR PERUSAHAAN

A. Tugas Direktur Utama :

Memutuskan, menentukan peratauran, dan kebijakan tertinggi perusahaan.

Bertanggung jawab dalam memimpin dan menjalankan perusahaan.

Bertanggung jawab atas kerugian yang dihadapi perusahaan, termasuk keuntungan perusahaan.

Merencanankan serta mengembangkan sumber pendapatan dan pembelajaan kekayaan perusahaan.

Perwakilan perusahaan dalam hubungan dengan dunia luar perusahaan.

Menetapkan strategi – strategi untuk mencapai visi – misi perusahaan.

Mengkoordonasi dan mengawasi semua kegitan perusahaan (administrasi, kepegawaian, dan pengadaan barang).

Mengangkat dan meberhentikan karyawan.

B. Tugas Sekretaris Pimpinan :

Tugas-tugas Rutin

Membuka surat masuk untuk pimpinan
Menerima dikte.
Menerima dan melayani tamu serta bertamu mewakili pimpinan.
Menerima dan melayani telepon serta menelpon.
Menata arsip/surat.
Menyusun dan membuat surat untuk kepentingan pimpinan (korespondensi)
Mengurus dan mengendalikan surat
Menyiapkan pembuatan laporan
Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan.
Mengelola kas kecil
Menjaga kebersihan dan kerapihan kantor untuk menciptakan kenyamanan kerja

2. Tugas-tugas khusus

Menyiapkan rapat dan membuat notulen
Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau instansi luar.
Menyusun surat rahasia (confidential).
Menyiapkan perjalanan dinas pimpinan ( pemesanan tiket, booking hotel, menyusun agenda perjalanan pimpinan sampai mencatat pengeluaran biaya perjalanan dinas )
Menyusun acara pertemuan bisnis.
Menyusun makalah, pidato untuk pimpinan
Mengurus masalah dengan bank
Mendatangi perusahaan lain atau instansi pemerintahuntuk mencari informasi atau menyampaikan informasi
Pembelian kado atau cindera matauntuk klien pada even-even tertentu.

3. Tugas-tugas istimewa

Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan serta perlengkapan yang diperlukan.
Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasi.
Mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya.
Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan atau instansi.
Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan.
Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis.
Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu diperbaiki dan mana yang tidak perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.

4. Tugas Sosial

Mengurusi Rumah tangga kantor.
Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya.
Menyampaikan ucapan selamat atau menyatakan bela sungkawa kepada relasi atas nama pimpinan

5. Tugas Keuangan

Menangani urusan keuangan pimpinan di Bank, misalnya: penyampaian penyimpanan uang di Bank, penarikan cek, pengambilan uang dari Bank.
Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan.
Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.

6. Tugas Resepsionis

Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.
Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.
Mencatat janji-janji untuk pimpinan.
Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.

7. Tugas insidental

Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, menyiapkan pidato atau pernyataan pimpinan.
Membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur, dan media-media lain yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan.
Mengoreksi bahan-bahan cetakan, misal: brosur, undangan, formulir, dan daftar yang dikonsep oleh perusahaan.
Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan.

8. Tugas sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan bisnis)

Pertemuan bisnis (Business Meeting) ini terjadi ketika dua orang atau lebih saling menerima dan memberi sesuatu berupa informasi, menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah dan menciptakan yang baru. Tugas inilah yang cukup berat dan melelahkan bagi sekretaris untuk mengorganisir pertemuan-pertemuan tersebut.

9. Tugas kreatif

Tugas atas prakarsa sendiri sendiri yakni tanpa diminta oleh pimpinan, tugas ini hasil pertimbangan sekretaris tentang perlu tidaknya sesuatu dikerjakan sehingga dapt membantu, meringankan beban pekerjaan pimpinan tugas kreatif meliputi

Membuat perencanaan kerja
Mempelajari pengetahuan tentang bank
Mempelajari pengetahuan tentang kas kecil
Pemantapan kepribadian
Efisinsi kerja
Pengembangan diri sekretaris dengan mengikuti seminar, pelatihan ataupun kursus yang menunjang pekerjaan
Mengirmkan bunga atau surat ucapan selamat kepada rekan pimpinan yang memperoleh promosi jabatan
Menyiapkan perabot kantor perlengkapan dan alat-alat penting bagi sekretaris
Membuat kliping iklan atau artikel yang dibutuhkan perusahaan
Mengumpulkan brosur, pricelist dari berbagai macam pameran yang berguna bagi perusahaan
Memahami cara kerja mesin kantor dan audio visual ( alat bantu peraga)
Memahami dan mempelajari organisasi, peraturan/ keadaan organisasi, product knowledge, budaya perusahaan tempat bekerja

C. Tugas Direktur Pengembangan

Melakukan studi analisa mendalami tentang perkembangan sistem telekomunikasi dalam menentukan peluang bisnis.
Memimpin pemberian bantuan kepada unit yang membutuhkan dalam pemberian kualitas komponen untuk usaha multi sourching.
Memberikan bantuan teknis kepada fungsi produksi dalam membuat produksi yang dikembangkan.

D. Tugas Kepala Keuangan

1. Merumuskan sasaran, kebijakan, dan strategi keuangan serta Sumber Daya Manusia untuk pengembangan perusahaan dan rencana kerja dan anggaran perusahaan tahunan, yang mencakup:

Struktur modal efektif.
Pengelolaan modal kerja
Perencanaan keuangan, modal kerja, dan prosedur pengadaan modal yang efektif dan efisien.
Sistem akuntansi untuk perencanaan dan pertanggungjawaban keuangan perusahaan.
Pengembangan pengelolaan SDM dan organisasi.

2. Membina Divisi, khususnya aspek keuangan, sistem akuntansi, serta pembinaan SDM

3. Mengarahkan dan mengawasi kegiatan operasional Divisi Keuangan dan umum.

4. Menilai hasil kerja setiap unit serta menetapkan tindak lanjut pembinaan yang diperlukan untuk memecahkan masalah-masalah yang dihadapinya.

E. Tugas Kepala Pemasaran

Memimpin Direktorat Pemasaran dan perencanaan, pengembangan, pelaksanaan dan pengendalian pemasaran produk telekomunikasi dan produk atau jasa lain yang relevan serta kemungkinan diversifikasi produk atau jasa atau diversifikasi usaha untuk meningkatkan kinerja perusahaan.
Berwenang untuk memutuskan mengenai produk lini atau jasa yang akan dipasarkan dalam arti produk mana yang akan diperluas, produk yang ada atau produk baru.
Berwenang untuk menetapkan kebijaksanaan yang hendak diberikan pada langganan, menetapkan harga jual dan sistem penjualan, serta alat promosi.
Berwenang untuk memutuskan bagaimana memilih pemasok barang dan jasa yang diperlukan perusahaan.
Berwenang untuk mengkoordinasi kegiatan pembelian, produksi, dan penjualan.

F. Tugas Kepala Resource and Technology

1. Merumuskan sasaran, kebijakan dan strategi Operasi dan Teknik untuk pengembangan dan rencana kerja perusahaan tahunan, mengendalikan kebijakan umum dibidang penelitian, pengembangan, dan penerapan teknologi, mencakup :

Kemampuan produksi untuk memenuhi permintaan pasar.
Fasilitas peralatan dan permesinan yang efektif dan efisien.
Pengelolaan sistem pengendalian persediaan yang efektif dan efisien.
Pengelolaan sistem pengadaan bahan baku dan sub perakitan yang efektif dan efisien.
Pengelolaan biaya operasi.
Peningkatan keandalan produksi dan Mutu Sourching.
Peramalan teknologi yang efektif yang akan diterapkan.
Peningkatan kemampuan pengembangan produk yang sudah ada.
Peningkatan kemampuan pengembangan produk baru dengan orientasi pasar.

2. Membina Divisi yang memiliki produk pemasaran dan kemampuan teknologi.

3. Mengawasi kegiatan operasional Divisi dibawah tanggung jawab

4. Menilai hasil kerja setiap unit serta menerapkan tindak lanjut pembinaan yang diperlukan untuk memecahkan masalah-masalah yang dihadapinya.

G. Tugas Direktur Kepegawaian

Menyusun rencana, mengarahkan, melaksanakan dan mengevaluasi kegiatan Urusan Umum dan SDM.
Menerima SPPBJ.
Fungsi SDM-Perencanaan dan kebutuhan pegawai.
Mendokumentasikan dan mendistribusikan Risalah Rapat Koordinasi.
Secara aktif mengikuti pembahasan di Forum Komunikasi SDM dengan memberikan alternative solusi yang baik berkenaan dengan Sistem SDM & Organisasi ke Bagian Bangbis SDM & organisasi.

H. Tugas Kepala Humas

Menerima dan melayani Tamu- tamu perusahaan
Menghadiri setiap kegiatan social seperti undangan dari masyarakat atau dari instansi terkait
Melayani dan menjembatani setiap permasalahan social seperti penanganan mogok gerja,demo, pemortalan jalan,masalah tanah atau lahan, masalah tanam tumbuh,air bersih, kebakaran hutan
Melakukan koordinasi yang berkesinambungan dengan tokoh masyarakat atau adat,organisasi masyarakat serta LSM yang berkaitan dengan perusahaan
Melakukan pembinaan , menerima dan menampung setiap saran dari masyarakat untuk ditindak lanjuti kepada pimpinan perusahaan
Menyampaikan sumbang social dari perusahaan kepada masyarakat atau instansi terkait, seperti sumbangan hari – hari kemerdekaan dan lain –lain
Menyampaikan surat menyurat yang masuk dari masyarakat, instansi terkait untuk segera ditindak lanjuti oleh pimpinan perusahaan serta menyampaikan balasan atas surat tersebut.

I. Tugas Kepala HRD (Human Resources of Development) Manager

Menyusun, merencanakan, mengawasi dan mengevaluasi anggaran biaya kegiatan secara efektif dan efisien serta bertanggung jawab terhadap setiap pengeluaran hasil kegiatan
Bertanggung jawab terhadap perencanaan, pengawasan dan melaksanakan evaluasi terhadap jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Melaksanakan seleksi, promosi, transfering, demosi terhadap karyawan yang dianggap perlu.
Melaksanakan kegiatan-kegiatan pembinaan, pelatihan dan kegiatan lain yang berhubungan dengan pengembangan mental, keterampilan dan pengetahuan karyawan sesuain dengan standard perusahaan.
Bertanggung jawab terhadap kegiatan yang berhubungan dengan rekapitulasi absensi karyawan, perhitungan gaji, tunjangan dan bonus.